Un dels principis bàsics de la normativa en matèria de protecció de dades és que tot tractament de dades necessita una base jurídica que el legitimi.
És a dir, el tractament de les dades de terceres persones només serà lícit si hi concorre alguna de les següents condicions:
1) Quan comptem amb el consentiment exprés -lliure, específic, informat i inequívoc- del titular de les dades.
El consentiment tàcit no és vàlid. Es requereix una manifestació expressa, afirmativa i clara, per la qual l’interessat accepta el tractament per a una o diverses finalitats específiques. Quan parlem de menors d’edat, es considerarà lícit el consentiment atorgat pels majors de 14 anys o, si és menor, quan sigui prestat pels seus pares o tutors.
2) Quan existeixi una relació o vinculació contractual entre el cedent i el responsable del tractament de les dades, és a dir, quan sigui necessari per executar un contracte en què l’interessat/da és part, o per aplicar mesures precontractuals a petició seva.
3) Quan hi concorri un interès legítim prevalent del responsable o de terceres persones, sempre que sobre aquest interès no se superposin interessos o els drets i llibertats fonamentals de l’interessat/da, en particular quan aquest/a sigui un/a menor d’edat.
L’interès legítim no és d’aplicació als tractaments que realitzen les autoritats públiques en l’exercici de les seves funcions.
4) Que el tractament estigui justificat en la necessitat de protegir interessos vitals de l'interessat/da o d'altres persones.
5) Quan sigui necessari per complir amb una obligació legal del responsable del tractament.
En aquest cas, la base del tractament ha d’estar prevista en una norma amb rang de llei.
6) Quan el tractament respongui al compliment d’un interès públic o l’exercici de poders públics per part del responsable del tractament.
A l’igual que en el supòsit anterior, ha d’estar previst en una norma amb rang de llei.
En conclusió, sempre que ens disposem a tractar qualsevol dada personal al despatx, haurem de determinar prèviament quina és la base jurídica que ens legitima a fer-ho.